Holocene a été développé à l'aide d'une technologie d'intelligence artificielle de pointe pour rationaliser les opérations de la chaîne d'approvisionnement transfrontalière. Notre solution élimine les erreurs et réduit le risque de retards, de retenues et de surestaries.
Pour en savoir plus sur la façon dont Holocene peut vous aider à minimiser vos coûts de détention et de surestaries, réservez une démonstration et découvrez pourquoi d'autres entreprises font confiance à Holocene.
Les frais de rétention et de surestaries peuvent augmenter de manière significative le coût total de l'expédition, prenant souvent les entreprises au dépourvu. C'est pourquoi la plupart des entreprises ont mis en place des politiques visant à réduire ces frais et à améliorer leurs opérations d'expédition.
Leurs équipes y parviennent en comprenant toutes les charges et en mettant en œuvre des stratégies pour en minimiser l'impact. Dans cet article, nous vous proposons des méthodes pratiques pour réduire ces coûts cachés.
Que sont les coûts de rétention et de surestarie ?
Les surestaries et les frais d'immobilisation sont encourus lorsque la cargaison reste dans un port au-delà de la période de "temps libre" désignée. La durée de cette période varie en fonction du port et de la compagnie maritime, mais elle est généralement comprise entre 3 et 7 jours.
Frais de détention
Des frais de détention sont encourus lorsqu'un conteneur est utilisé en dehors de son terminal désigné. Ces frais varient en fonction du lieu, de la compagnie maritime et du type de conteneur, et dépendent généralement du nombre de jours de rétention et de la taille du conteneur.
Pendant l'exportation
Les frais de rétention commencent lorsque le conteneur vide est enlevé du parc à conteneurs et se terminent lorsque le conteneur plein arrive au terminal portuaire.
Exemple :
Une entreprise récupère un conteneur vide dans le parc à conteneurs le 1er juin et le remplit de marchandises au cours des 10 jours suivants. Le conteneur plein est ensuite livré au terminal portuaire le 11 juin. Si la période de franchise pour les conteneurs d'exportation est de 5 jours, l'entreprise devra payer 5 jours de frais d'immobilisation pour avoir détenu le conteneur au-delà de la période de franchise (du 6 au 11 juin).
Pendant l'importation
Les frais de détention commencent lorsque le conteneur plein est enlevé du terminal, se poursuivent pendant la livraison et se terminent lorsque le conteneur vide est renvoyé au parc à conteneurs.
Exemple
Une entreprise prend un conteneur plein au terminal le 1er juillet et livre les marchandises à son entrepôt au cours des 8 jours suivants. Le conteneur vide est ensuite renvoyé au parc à conteneurs le 9 juillet. Si la période de franchise pour les conteneurs d'importation est de 3 jours, l'entreprise devra payer 5 jours de frais d'immobilisation pour avoir retenu le conteneur au-delà de la période de franchise (du 4 au 9 juillet).
Frais de surestarie
Les surestaries sont le coût de l'utilisation des équipements des conteneurs pendant qu'ils se trouvent dans un terminal. Ces coûts sont facturés par conteneur et par jour, le montant variant selon le lieu et le type de conteneur.
Pendant l'exportation
Les frais de surestaries commencent lorsque le conteneur entre dans le terminal et se terminent lorsqu'il est chargé à bord d'un navire ou d'un avion cargo. Le point final exact des surestaries dépend du type de conteneur et de son emplacement, tels que déterminés par le transporteur maritime ou aérien.
Par exemple :
Si un conteneur entre dans le terminal le 1er août et est chargé sur un navire le 10 août, avec une période gratuite de 5 jours, les surestaries sont facturées pour les 4 jours restants (du 6 au 9 août).
Pendant l'importation
Les surestaries commencent lorsque le navire ou l'avion cargo arrive au terminal et que le conteneur est déchargé. La date de début de la période de surestaries dépend du transporteur et du type de conteneur et se termine lorsque le conteneur est récupéré au terminal pour être livré.
Par exemple :
Si un navire arrive et décharge un conteneur au terminal le 1er septembre et que le conteneur est enlevé le 8 septembre, avec une période libre de 3 jours, des frais de surestaries s'appliqueront pour les 4 jours restants (du 4 au 7 septembre).
La différence entre l'immobilisation et les surestaries :
La principale différence entre la rétention et les surestaries est le calcul du temps basé sur l'utilisation du conteneur. La rétention est mesurée par le temps d'utilisation d'un conteneur en dehors du terminal, tandis que les surestaries sont calculées sur la base du temps de détention d'un conteneur à l'intérieur d'un terminal.
Exemples :
- Une accusation de détention de 7 jours peut inclure un délai de grâce de 3 jours suivi de 4 jours d'accusation de détention.
- Des frais de surestaries de 5 jours peuvent inclure un délai de grâce de 2 jours suivi de 3 jours de frais de surestaries.
Frais de détention du conducteur
Lorsqu'un chauffeur arrive à un entrepôt pour livrer ou enlever une cargaison, il dispose généralement d'un laps de temps limité (une à deux heures) avant son départ. Si l'expéditeur ou le destinataire ne charge ou ne décharge pas complètement la cargaison dans ce délai, le transporteur facturera au chauffeur des frais d'immobilisation.
La situation peut devenir encore plus compliquée parce que les expéditeurs peuvent encourir plusieurs frais pour le même envoi, ou même simultanément.
Prenons l'exemple d'un conteneur d'importation arrivant au port de Los Angeles. Si ce conteneur reste déchargé dans le parc à conteneurs pendant trois jours de plus que la durée autorisée, l'expéditeur risque de devoir payer des surestaries à la fois à l'autorité portuaire et à la compagnie maritime propriétaire du conteneur.
Un scénario similaire peut se produire pour les accusations de détention.
Par exemple, le même conteneur arrive à sa destination, un entrepôt à Denver, plus tard que prévu, et l'entrepôt n'est pas prêt à le décharger immédiatement. Dans ce cas, l'expéditeur ou le destinataire peut être responsable à la fois des frais d'immobilisation du matériel et des frais d'immobilisation du conducteur.
Définitions inversées dans certains pays
Les coûts de rétention et de surestarie ajoutent une confusion supplémentaire à une chaîne d'approvisionnement déjà complexe. Par exemple, dans les pays d'Amérique du Sud, les termes ont une définition inversée. Ainsi, les surestaries font référence au temps que les conteneurs passent à l'extérieur du terminal, tandis que l'immobilisation fait référence au temps passé à l'intérieur du terminal. La bonne signification est définie par l'armateur ou la compagnie aérienne en fonction de la région.
Causes de la rétention et de la surestarie
Bien que désagréables, les frais de surestaries et d'immobilisation ont une fonction importante. Ils sont conçus pour encourager les marchandises à emprunter rapidement les circuits établis et pousser les expéditeurs à respecter leurs calendriers. Les frais de surestaries compensent également les transporteurs pour la rémunération supplémentaire que les camionneurs reçoivent lorsque le chargement ou le déchargement prend plus de temps que prévu.
Pour éviter ces frais, il est important d'en comprendre les causes communes. Par exemple, les retards dans le dédouanement peuvent entraîner des frais d'immobilisation et de surestarie ; le temps supplémentaire nécessaire à l'inspection des marchandises peut empêcher le chargement ou le déchargement en temps voulu ; les retards dans la libération des marchandises à destination peuvent entraîner des frais supplémentaires ; et, si le destinataire ne peut être joint, l'expédition ne peut être traitée à temps, ce qui donne lieu à des frais.
Les problèmes de documentation peuvent également entraîner des retards et des frais supplémentaires. Les erreurs de documentation peuvent prolonger le dédouanement, tandis que les retards dans la réception des documents requis peuvent bloquer le processus d'expédition. La perte de documents peut également entraîner des retards importants dans l'obtention de documents de remplacement.
D'autres facteurs contribuent à ces frais, notamment
- Pénuries de main-d'œuvre ou grèves: Les grèves ou les pénuries de main-d'œuvre parmi les dockers, les chauffeurs de camion ou d'autres travailleurs du secteur des transports peuvent bloquer le mouvement.
- Le manque d'équipement : Le manque d'équipement peut être à l'origine de retards. Par exemple, la pénurie actuelle de châssis a eu pour conséquence que de nombreux conteneurs sont restés inutilisés dans les ports, accumulant les frais.
- Mauvaise communication entre l'expéditeur et le destinataire: Les erreurs de communication concernant les heures d'arrivée et de départ des marchandises peuvent entraîner des frais d'immobilisation et de surestarie.
- Heures de conduite légales: Les chauffeurs de camion doivent respecter les heures de conduite légales. Un décalage entre les heures de conduite légales et les horaires de livraison peut retarder le retour des conteneurs vides au port.
- Les intempéries et les catastrophes naturelles: Les événements météorologiques tels que les ouragans, les tremblements de terre et les inondations peuvent provoquer des perturbations importantes dans les ports, les terminaux et les entrepôts, entraînant des retards et des frais supplémentaires.
Conséquences de la rétention et des surestaries
Outre le fait qu'ils perturbent votre chaîne d'approvisionnement, ces coûts cachés peuvent nuire à votre entreprise à bien d'autres égards. Ils peuvent augmenter considérablement vos dépenses d'exploitation et avoir un impact sur votre rentabilité globale. En outre, ces frais peuvent peser sur les relations avec les clients et les partenaires en raison des retards et des attentes non satisfaites.
Possibilité de nuire gravement aux résultats.
L'exportation n'est pas seulement complexe, elle est aussi risquée en raison des frais d'immobilisation et de surestarie. Une seule expédition mal préparée peut entraîner des frais importants qui peuvent avoir un impact négatif grave.
Pour les matières premières et les projets, ces frais peuvent réduire la rentabilité à zéro, voire entraîner une marge négative.
Tue les marges sur les produits et les projets
L'exportation est non seulement complexe, mais aussi risquée en raison des frais de retenue et de surestaries. Une expédition occasionnelle sans aucune expérience dans la préparation peut conduire à un scénario très négatif, avec des frais de retenue et de surestarie élevés. Certains produits et certains projets ont une marge si faible dans leur prix que ces frais peuvent la réduire à zéro, voire entraîner une marge négative.
Peut gâcher les aspirations de croissance
Les grandes entreprises peuvent se permettre d'être moins méticuleuses dans leur planification car elles peuvent absorber les frais d'immobilisation et de surestarie. Toutefois, cette option n'est pas pratique pour les petites et moyennes entreprises (PME). Par conséquent, de nombreuses PME ont tendance à éviter complètement d'exporter pour se protéger des risques potentiels.
Comment les entreprises peuvent-elles éviter les coûts de rétention et de surestarie ?
Plusieurs mesures peuvent contribuer à réduire ces coûts et à assurer des opérations plus fluides. En mettant en œuvre des stratégies proactives et en tirant parti de solutions technologiques, les PME peuvent gérer et réduire efficacement le risque d'encourir des frais d'immobilisation et de surestarie.
Suivi des conteneurs à l'aide d'une plateforme de visibilité
Les coûts d'immobilisation et de surestaries peuvent être considérablement réduits grâce à la visibilité en temps réel, qui permet un suivi constant des conteneurs. L'utilisation d'une plate-forme dotée de capacités de suivi en temps réel offre plusieurs avantages :
- Voies alternatives: Explorez différents itinéraires pour assurer le transport des marchandises et éviter les embouteillages dans les terminaux.
- Alertes en temps réel: Recevoir des notifications pour prévoir si et quand l'envoi risque d'être soumis à des frais d'immobilisation et de surestarie.
Lorsque l'heure d'arrivée exacte des marchandises est incertaine, il devient difficile d'éviter ces frais. Les heures d'arrivée estimées (ETA) sont souvent inexactes et les retards imprévus sont fréquents. Investir dans des solutions de visibilité de la chaîne d'approvisionnement peut aider à fournir une vue transparente de la chaîne d'approvisionnement, permettant un suivi constant de la localisation et du statut du fret maritime, contribuant ainsi à réduire l'ensemble des frais d'immobilisation et de surestarie.
En tirant parti de la technologie appropriée, les entreprises peuvent optimiser leur chaîne d'approvisionnement de plusieurs manières :
- Suivre les documents importants: Veillez à ce que tous les documents nécessaires soient en ordre et à jour.
- Visibilité de la chaîne d'approvisionnement: Suivi en temps réel des conteneurs afin de gérer et d'atténuer les retards potentiels.
Planification et préparation à l'avance
En planifiant et en se préparant à l'avance, les chargeurs peuvent éviter des frais inutiles et accélérer leurs processus logistiques. Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies de planification pratiques pour éviter les frais d'immobilisation et de surestarie inutiles.
- Expédiez les marchandises à l'avance : Planifiez les expéditions en prévoyant une marge de manœuvre pour tenir compte des retards éventuels.
- Préparer la documentation: Veillez à ce que tous les documents nécessaires soient facilement accessibles et acquittez-vous à l'avance de tous les droits exigibles, en fonction de la géographie ou des matériaux contenus dans le conteneur. Des documents manquants ou en retard peuvent entraîner des coûts inutiles.
- Obtenir le dédouanement: Obtenir le dédouanement avant l'arrivée de l'envoi pour éviter les retards.
- Communiquer les instructions de livraison: Partagez les instructions de livraison détaillées avec toutes les parties prenantes bien à l'avance afin de gagner un temps précieux. Par exemple, une communication précoce avec l'entreprise de camionnage peut être particulièrement bénéfique dans les terminaux très fréquentés.
Utilisez les données
La chaîne d'approvisionnement mondiale d'aujourd'hui génère une énorme quantité de données. En exploitant ces données, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées afin d'éviter les dépenses inutiles, notamment les frais d'immobilisation et de surestarie.
L'analyse des performances des transporteurs et l'identification des transporteurs les plus performants pour des voies spécifiques peuvent contribuer à optimiser les itinéraires d'expédition. En outre, les données peuvent aider à anticiper les scénarios de congestion portuaire et à identifier les transporteurs ou les terminaux à haut risque qui pourraient retarder les expéditions, ce qui constitue des étapes essentielles pour atténuer les risques potentiels et garantir des livraisons dans les délais.
Amélioration du suivi des retenues et des surestaries
Les traqueurs peuvent recevoir des notifications et des alertes en temps réel pour donner la priorité aux conteneurs qui risquent d'encourir des frais d'immobilisation et de surestaries. Ils peuvent également être utilisés pour visualiser et comparer les performances des transporteurs sur l'ensemble des voies afin de prendre des décisions éclairées.
Les outils de suivi peuvent également conserver et gérer les documents d'expédition essentiels dans un référentiel basé sur le cloud et collaborer de manière transparente avec les parties prenantes grâce à des flux de travail personnalisables. La communication et la documentation numérique permettent de réduire considérablement les frais d'immobilisation et de surestarie inutiles. En outre, des rapports d'expédition détaillés sont disponibles pour faciliter la prise de décisions fondées sur des données.
Analyse de la marchandise
Au-delà de la logistique et de la documentation, la compréhension de la nature de vos marchandises et de leurs exigences spécifiques permet de rationaliser le processus d'expédition et d'éviter les frais inutiles. Voici comment analyser et préparer vos marchandises pour l'expédition.
- Identifiez vos marchandises, votre terminal et vos itinéraires: Déterminez le type de marchandises que vous expédiez, le terminal où elles seront livrées et les itinéraires qu'elles emprunteront. Si vos marchandises nécessitent plus de temps pour l'emballage ou le déchargement, informez-en votre chauffeur à l'avance afin qu'il puisse se préparer à d'éventuels retards.
- Palettiser et emballer le fret: Pour les importations comme pour les exportations, il est important de palettiser et d'emballer sous film rétractable votre fret.
Par exemple, si un expéditeur prévoit d'expédier 600 caisses dans un conteneur, le chargement et le déchargement de chaque caisse peut prendre des heures. En revanche, l'arrimage de ces 600 caisses sur 18 palettes peut réduire le temps de chargement et de déchargement à 30 minutes seulement. La collaboration avec une entreprise de mise en caisse personnalisée expérimentée peut vous aider à déterminer les méthodes d'emballage les plus efficaces pour vos marchandises.
Mise en œuvre de l'automatisation
Utiliser les nouvelles technologies pour fluidifier vos processus, même si vous êtes un transitaire. Elles vous aideront non seulement à réduire les opérations manuelles fastidieuses, mais aussi à garantir la conformité, l'efficacité, la qualité des livraisons et la rentabilité.
Planification
La logistique est par nature volatile et les retards d'expédition sont fréquents. En conséquence, les entreprises dépensent souvent plus d'argent qu'elles ne l'avaient prévu. Une préparation minutieuse et une bonne gestion du temps sont essentielles pour atténuer ces problèmes et s'assurer que les colis arrivent à temps.
Voici comment mieux gérer votre logistique pour éviter les coûts imprévus :
- Prévoir les retards: Reconnaître que les retards sont fréquents et souvent inévitables. Tenez compte des retards potentiels lorsque vous planifiez les temps de chargement et de déchargement afin d'éviter des coûts inattendus.
- Prévoyez un délai supplémentaire: Lorsque vous établissez votre calendrier d'expédition, prévoyez autant de temps que possible pour les retards et les exceptions. En envoyant votre fret le plus tôt possible, vous disposez d'une marge de manœuvre pour tenir compte des intempéries, des retards ou d'autres retards imprévus.
- Planifiez judicieusement les temps de chargement : Appliquez la même approche prudente à la programmation des temps de chargement de votre fret. En prévoyant du temps supplémentaire pour ces activités, vous pourrez mieux gérer les perturbations inattendues.
Préparer les documents longtemps à l'avance
Organiser la paperasserie pour le dédouanement afin d'éviter les retards et les coûts supplémentaires dans le processus d'expédition. Veillez à ce que tous les documents, y compris les factures, les connaissements et les certificats d'origine, soient exacts et cohérents. Des informations incohérentes peuvent entraîner des problèmes de dédouanement et prolonger le processus d'expédition.
Les problèmes douaniers peuvent également entraîner des retards importants lorsque votre cargaison arrive au port si votre documentation n'est pas en ordre. Commencez par bien comprendre les procédures douanières et les réglementations portuaires que vous devez respecter, car elles peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre et d'un port à l'autre. Ensuite, veillez à ce que tous les documents requis soient complets, précis et exempts d'erreurs. Bien qu'il ne s'agisse pas de l'aspect le plus difficile de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, une gestion efficace des douanes est essentielle pour éviter les retards qui peuvent entraîner des frais de surestarie élevés.
En moyenne, les expéditions de fret international nécessitent entre 9 et 18 documents, voire plus dans certains cas. Garder la trace de tous ces documents peut s'avérer difficile, mais même une simple erreur sur un seul document peut entraîner des retards qui se traduisent par des surestaries et des frais d'immobilisation.
Investir dans une solution de documentation numérisée pour garantir que tous vos documents sont complets et exacts. Les solutions numériques peuvent contribuer à maintenir l'exactitude et l'exhaustivité de vos documents, réduisant ainsi le risque de retards et de coûts supplémentaires.
Négocier
Avant d'accepter les frais d'immobilisation et de surestarie tels quels, il est important d'essayer de les négocier. Les ports et les compagnies maritimes accordent généralement un délai après le déchargement de la cargaison du navire avant que ces frais ne soient calculés. Il est toutefois possible de négocier à l'avance un délai plus long. En plus de négocier une fenêtre d'enlèvement plus longue, vous pouvez parfois négocier des frais moins élevés.
L'adage "si vous ne demandez pas, vous n'obtiendrez pas" s'applique ici. Si vous prévoyez des problèmes susceptibles d'empêcher l'enlèvement du conteneur à temps, vous pouvez demander à la compagnie maritime, au terminal ou au port de prolonger le temps libre.
Demandez des jours gratuits
Négociez avec les autorités portuaires ou les compagnies maritimes pour obtenir de meilleures conditions. Vous pouvez demander des jours francs supplémentaires pour vos marchandises afin d'éviter de payer des frais d'immobilisation et de surestarie.
Les autorités accordent souvent des délais supplémentaires aux chargeurs dont les volumes de marchandises sont importants, mais il est important que ces conditions soient consignées dans le contrat.
Ayez un plan de secours
Se préparer à toutes les éventualités et avoir un plan B peut contribuer à réduire les coûts. Plus vous avez d'options lorsque votre plan principal tombe à l'eau, mieux vous serez équipé pour gérer les exceptions et les retards qui pourraient entraîner des frais importants. La mise en place de services de camionnage et de terminaux alternatifs peut également vous donner plus de souplesse pour répondre aux problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent.
La meilleure façon de minimiser l'impact des surestaries et des frais de détention est de les éviter complètement, mais cela n'est pas toujours possible. Lorsque vous choisissez les ports et les compagnies maritimes avec lesquels vous souhaitez travailler, il est important de tenir compte de leurs taux d'immobilisation et de surestarie au cas où vous devriez payer ces frais. Même si ce n'est pas le facteur le plus important dans le choix des partenaires de transport, c'est une considération qui mérite d'être évaluée avant de signer un contrat.
Si votre installation intérieure n'est pas immédiatement prête à recevoir votre cargaison, envisagez de la déplacer vers une installation hors port afin d'éviter les frais de surestarie. Dans certains cas, il est moins coûteux de payer pour l'entreposage par un tiers que de payer pour les surestaries portuaires.
N'oubliez cependant pas que vous devrez payer des surestaries jusqu'à ce que les conteneurs soient renvoyés à votre compagnie maritime. Sur la base de ces facteurs, évaluez si le stockage en dehors du port est une solution rentable.
Communiquer avec efficacité
Il est essentiel de maintenir une communication claire et cohérente pour éviter les retards inutiles. Assurez-vous que tous les employés, les fonctionnaires des douanes et les autorités du terminal sont sur la même longueur d'onde. Cet alignement permet d'éviter les retards évitables.
Les expéditeurs de marchandises importées peuvent soumettre les documents d'entrée jusqu'à cinq jours avant l'arrivée de leur conteneur au port. Le dédouanement préalable de vos entrées dans cette fenêtre de cinq jours peut éliminer une source potentielle de frais de surestaries. Toutefois, pendant les périodes d'encombrement, comme au plus fort de la crise de la chaîne d'approvisionnement, il peut s'avérer difficile de déterminer avec précision cette fenêtre.
Pour éviter les conjectures, envisagez de faire appel à un courtier en douane qui gérera votre dédouanement en votre nom. Cette assistance professionnelle peut contribuer à garantir un traitement rapide et précis de vos envois.
Utiliser les données pour travailler
Utiliser les données historiques pour identifier les points chauds en matière de surestaries et en comprendre les causes. Comparez le temps réel passé par les marchandises dans des terminaux spécifiques avec les créneaux horaires réservés. Ajustez vos plans sur la base de données réelles pour éviter les dépassements de budget.
Réduisez vos coûts de rétention et de surestarie avec Holocene.
Holocene a été développé à l'aide d'une technologie d'intelligence artificielle de pointe pour rationaliser les opérations de la chaîne d'approvisionnement transfrontalière. Notre solution élimine les erreurs et réduit le risque de retards, de retenues et de surestaries.
Avec Holocene, vous le pouvez :
- Transformez les procédures opérationnelles normalisées de vos voies commerciales et rendez-les exploitables, tout en signalant les changements dans les réglementations commerciales et douanières afin d'éviter les erreurs dès le départ.
- Rationaliser, numériser et automatiser la création de documents, y compris le contrôle de qualité automatisé pour garantir une documentation sans erreur.
Ce processus fournit des données au système d'intelligence artificielle pour évaluer les risques de retard, d'immobilisation et de surestarie au-delà des erreurs de documentation. Si des risques sont détectés, une simple alerte attirera votre attention et vous permettra de réagir de manière proactive.
Pour en savoir plus sur la façon dont Holocene peut vous aider à minimiser vos coûts de détention et de surestaries, réservez une démonstration et découvrez pourquoi d'autres entreprises font confiance à Holocene.
.svg)
