L'un des coûts les plus négligés dans la logistique internationale et la chaîne d'approvisionnement n'est pas le coût du chargement ou du déchargement d'un conteneur, ni celui du transport, mais les frais de rétention et de surestaries. Ces frais sont appliqués aux envois qui sont retardés ou retenus à certaines étapes de l'expédition.

Il est essentiel de réduire les frais de rétention et de surestarie pour économiser des marges et augmenter la rentabilité d'une expédition. Cet article vous explique comment.

Que sont les coûts de rétention et de surestarie ?

Frais de détention

La détention s'applique lorsqu'un conteneur est utilisé en dehors du terminal. Le coût de la rétention varie selon le lieu, la compagnie maritime et le type de conteneur. Il dépend du nombre de jours pendant lesquels le conteneur est retenu et de sa taille.

Pendant l'exportation, les frais de retenue commencent avec le ramassage d'un conteneur vide au parc à conteneurs et se terminent avec l'arrivée d'un conteneur plein au terminal portuaire. Pendant l'importation, elle commence au moment de l'enlèvement du conteneur plein au terminal, se poursuit pendant la livraison et se termine lorsque le conteneur vide est retourné au parc à conteneurs.

Frais de surestarie

Les frais de surestaries sont facturés pour l'utilisation de l'équipement du conteneur lorsqu'il se trouve dans un terminal. Ils sont facturés par conteneur et par jour, et leur montant varie en fonction de l'emplacement et du type de conteneur.

La surestarie commence pendant l'exportation lorsque le conteneur entre dans un terminal et se termine lorsqu'il est placé sur un navire ou un avion de fret. Selon le type et l'emplacement du conteneur, les transporteurs maritimes et aériens décident du moment où la surestarie prend fin.

À l'importation, les surestaries commencent lorsque le navire ou l'avion de transport arrive au terminal et que le conteneur est déchargé. La date de début de la période de surestaries dépend du transporteur et du type de conteneur, et elle s'arrête lorsque le conteneur est récupéré au terminal pour être livré.

La méthode par laquelle le temps est ajouté à votre total en fonction de votre consommation est la principale distinction entre la détention et la surestarie. La détention est mesurée en temps en fonction de la durée d'utilisation du conteneur en dehors du terminal. La surestarie est calculée en fonction du temps pendant lequel le conteneur est retenu dans un terminal.

Par exemple, des frais de détention de 7 jours peuvent comprendre 3 jours de grâce et 4 jours de pénalités de détention. Par contre, une surestarie de 5 jours comprendra un délai de grâce de 2 jours suivi de 3 jours de surestarie.

Définitions inversées dans certains pays

Le monde de la chaîne d'approvisionnement est complexe et peut prêter à confusion, notamment en ce qui concerne la détention et la surestarie. En effet, dans certains pays comme l'Amérique du Sud, l'utilisation de ces termes est inversée : Demurrage fait référence au temps que les conteneurs passent à l'extérieur du terminal tandis que Detention fait référence au temps passé à l'intérieur du terminal. La signification exacte est définie par l'armateur ou la compagnie aérienne en fonction de la région.

Causes de la rétention et de la surestarie

Les principales causes des frais de rétention et de surestarie peuvent être les suivantes :

• Dédouanement
• Inspection de la cargaison
• Libération de la cargaison à destination
• Récepteur inaccessible

Y compris certains liens vers la documentation :

• Documents incorrects
• Réception tardive de documents
• Perte de documents

Conséquences de la rétention et des surestaries

En plus de déséquilibrer votre chaîne d'approvisionnement, ces coûts cachés peuvent nuire à votre entreprise de bien d'autres manières.

Possibilité de nuire gravement aux résultats.

Les coûts de rétention et de surestarie sont les coûts cachés que les entreprises doivent payer. Il est souvent difficile de prévoir ces frais logistiques, et les entreprises doivent y faire face lorsqu'ils se produisent. Par conséquent, les entreprises réagissent aux pénalités au lieu d'être proactives pour résoudre la situation à l'avance, faute de cette visibilité. Lorsque ces frais commencent à s'accumuler, ils peuvent réduire considérablement les bénéfices annuels.

Tue les marges sur les produits et les projets

L'exportation est non seulement complexe, mais aussi risquée en raison des frais de retenue et de surestaries. Une expédition occasionnelle sans aucune expérience dans la préparation peut conduire à un scénario très négatif, avec des frais de retenue et de surestarie élevés. Certains produits et certains projets ont une marge si faible dans leur prix que ces frais peuvent la réduire à zéro, voire entraîner une marge négative.

Peut gâcher les aspirations de croissance

Les grandes entreprises peuvent se permettre d'être frugales dans leur planification, car elles peuvent absorber les frais de détention et de surestarie, mais ce n'est pas une option pour les petites et moyennes entreprises. Par conséquent, plusieurs petites et moyennes entreprises ont tendance à éviter complètement l'exportation afin de se protéger de tout risque potentiel.

Comment les entreprises peuvent-elles éviter les coûts de rétention et de surestarie ?

Quelles sont les mesures que les petites et moyennes entreprises peuvent prendre pour éviter les risques ? Il existe un certain nombre de mesures qui peuvent être prises pour aider à atténuer les risques, dont certaines comprennent :

Suivi des conteneurs à l'aide d'une plateforme de visibilité

Les coûts de rétention et de surestaries peuvent être réduits grâce à une visibilité en temps réel permettant de localiser et de suivre le conteneur à tout moment. Avec une plateforme dotée d'une fonction de suivi en temps réel, on peut

• Explorer les voies alternatives pour assurer la circulation des marchandises et prévoir la congestion des terminaux.
• Recevez des alertes en temps réel pour prévoir si et quand une expédition sera soumise à des frais de rétention et de surestaries.

Planification et préparation à l'avance

Expédiez votre cargaison à l'avance en prévoyant un peu de temps tampon. Ayez les documents appropriés à portée de main et payez à l'avance les droits spécifiques à la géographie ou aux matériaux contenus dans le conteneur. Si les documents sont inadéquats ou s'ils ne sont pas soumis à temps, cela entraînera des frais de rétention et de surestarie inutiles. Obtenez le dédouanement avant l'arrivée de l'expédition. Partagez les instructions de livraison avec toutes les parties prenantes à l'avance pour gagner un temps précieux. Par exemple, communiquer avec l'entreprise de camionnage bien à l'avance peut faire gagner du temps, surtout dans les terminaux très fréquentés.

Utilisez les données

Une grande quantité de données circule dans la chaîne d'approvisionnement mondiale d'aujourd'hui. Avec une telle quantité de données à votre disposition, vous pouvez prendre des décisions commerciales éclairées qui pourraient éviter toute dépense inutile, y compris la rétention et la surestarie. Comprendre la performance de vos transporteurs et identifier les transporteurs les plus performants par voie et identifier les meilleurs scénarios de congestion portuaire bien à l'avance. Identifier les transporteurs ou les terminaux à risque qui pourraient retarder vos expéditions.

Amélioration du suivi des retenues et des surestaries

Donnez la priorité aux conteneurs qui risquent d'encourir des frais de rétention et de surestaries. Recevez des messages et des alertes en temps réel concernant le temps de séjour. Visualisez et comparez les performances des autres transporteurs par voie de circulation pour prendre une décision éclairée.

Conservez et gérez les documents d'expédition essentiels sur un référentiel basé sur le cloud et collaborez sans effort avec les autres parties prenantes à l'aide de flux de travail personnalisables. Cette communication opportune et la documentation numérique réduiront dans une large mesure les dépenses inutiles de D&D. Obtenez des rapports d'expédition détaillés, facilitant la prise de décision basée sur les données.

Analyse de la marchandise

Déterminez le type de marchandises que vous possédez, le terminal où elles seront livrées et les itinéraires qu'elles empruntent. Si vous savez que l'emballage ou le déchargement de vos marchandises prendra un certain temps, informez-en votre chauffeur à l'avance afin qu'il puisse se préparer à tout retard.

Mise en œuvre de l'automatisation

Utiliser les nouvelles technologies pour dynamiser le flux de vos processus, même lorsque vous êtes un transitaire. Elle peut non seulement vous aider à réduire les opérations manuelles fastidieuses, mais aussi vous aider à garantir la conformité, l'efficacité, la délivrabilité et la rentabilité.

Planification

La logistique est volatile, et les retards dans les expéditions sont fréquents. Les entreprises finissent souvent par dépenser plus d'argent que ce qu'elles avaient prévu dans leur budget. Veillez à ce que le colis arrive à temps. Préparez-vous soigneusement à l'avance. Donnez-vous du temps. Tenez compte des retards probables lorsque vous planifiez les heures de chargement et de déchargement.

Préparer les documents longtemps à l'avance

Organisez les formalités administratives pour le dédouanement. Assurez-vous que les informations figurant sur tous les documents, y compris votre facture, le connaissement et le certificat d'origine, sont parfaites. Des informations incohérentes causeront non seulement des problèmes lors de la procédure douanière, mais prolongeront également la procédure d'expédition.

Négocier

Négociez les frais de rétention et de surestarie avant de le prendre tel quel.

Demandez des jours gratuits

S'entretenir avec les autorités portuaires ou les compagnies maritimes pour négocier. Par exemple, on peut demander des jours de congé supplémentaires pour les marchandises et éviter de payer les frais de retenue et de surestarie. Les autorités accordent souvent aux expéditeurs des délais supplémentaires pour les marchandises. Il suffit de l'inscrire dans le contrat.

Ayez un plan de secours

Soyez toujours prêt à tout et ayez toujours un plan B. On peut réduire le coût de la rétention et de la surestarie si on a un plan de secours en place.

Communiquer avec efficacité

Veillez à respecter le protocole de communication. Assurez-vous que tous les collaborateurs, les douaniers et les autorités du terminal sont d'accord. Cela permettra d'éviter tout retard inutile.

Utiliser les données pour travailler

Utilisez les données passées pour identifier les points chauds de la surestarie et en savoir plus sur leurs causes. Comparez le temps réel que la cargaison passera dans des terminaux particuliers aux créneaux horaires réservés. Arrêtez de dépenser trop et modifiez vos plans en fonction des données réelles.

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Holocene est développé à l'aide d'une technologie de pointe, l'intelligence artificielle, pour faciliter les opérations de la chaîne d'approvisionnement transfrontalière. Cette technologie en attente de brevet élimine les erreurs et atténue les risques de retard et de surestaries.

Avec Holocene SaaS, vous le pouvez :

• Transformez et rendez vos procédures opérationnelles normalisées relatives aux couloirs commerciaux exploitables, tout en les signalant en cas de modification de la politique en matière de commerce et de douanes, afin de vous assurer que vous ne commettez aucune erreur dès le départ ;
• Optimisez, numérisez et automatisez la préparation des documents, y compris le contrôle automatique de la qualité de la documentation, afin de vous assurer que vous ne commettez aucune erreur à ce stade ;
• Ces données permettent à l'intelligence artificielle d'estimer les risques de retards et de surestaries dus à d'autres raisons que les erreurs de documentation. Le cas échéant, une simple alerte attirera votre attention et suscitera votre proactivité.

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