Les processus d'approvisionnement impliquent la transaction et le déplacement de matériaux entre les fournisseurs et les acheteurs, généralement de l'entrepôt du fournisseur à l'entrepôt ou à l'usine de l'acheteur. L'ensemble du processus d'approvisionnement, d'achat et de déplacement de ces matériaux est connu sous le nom de processus d'acquisition. Les termes " approvisionnement" et "sourcing " sont souvent utilisés de manière interchangeable, le sourcing étant la première étape du processus d'approvisionnement.
Cependant, la recherche de fournisseurs n'est qu'un aspect de l'approvisionnement. Si nous le définissons plus précisément, le sourcing implique la sélection d'un fournisseur ou d'un vendeur de matières premières, tout en tenant compte du pays d'origine, du prix et des conditions contractuelles. Une fois ces détails finalisés, le reste du processus d'approvisionnement commence. Il s'agit notamment de passer des commandes auprès des fournisseurs et de transporter les marchandises jusqu'à l'usine.
Le rôle de l'équipe chargée des achats est de veiller à ce que la quantité et la qualité des marchandises commandées soient adéquates et que les responsabilités en matière de transport soient coordonnées de manière efficace.
Après avoir trouvé un fournisseur qui répond à toutes les exigences, l'équipe travaille avec lui pour s'assurer que la livraison est gérée de manière appropriée. Cette collaboration est fondamentale pour maintenir un processus d'approvisionnement fluide et efficace qui, en fin de compte, soutient l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
Le rôle des achats dans la chaîne d'approvisionnement
Les processus modernes d'approvisionnement touchent presque tous les aspects d'une organisation, de la gestion financière et de la chaîne d'approvisionnement à la production et à la distribution. Un retard, ou des matériaux qui n'arrivent pas à temps, ont un impact sur l'ensemble de l'entreprise.
C'est pourquoi, avant d'aborder les processus modernes d'approvisionnement, nous devons d'abord prendre un peu de recul pour comprendre le rôle que joue la gestion de la chaîne d'approvisionnement dans les achats.
Si l'on considère les éléments les plus élémentaires de la chaîne d'approvisionnement, celle-ci commence par un besoin en matières premières. Après avoir identifié le meilleur vendeur, les matières premières sont transportées jusqu'à l'acheteur, qui les transforme en produits finis pour les vendre à d'autres fabricants ou aux consommateurs finaux.
Prenons l'exemple de la production de plastique. Une compagnie pétrolière extrait le pétrole brut et l'envoie dans une raffinerie. Après séparation, les matériaux sont envoyés dans une installation de polymérisation. Un fabricant achète ensuite les granulés de plastique pour créer des produits tels que des bouteilles d'eau ou des étuis de téléphone. L'entreprise finale vend ces produits aux consommateurs finaux, tels que les épiceries ou les détaillants en ligne.
La coordination entre les différentes entreprises de la chaîne d'approvisionnement peut s'avérer complexe, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer la demande. Les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement anticipent souvent la demande et préproduisent des matériaux, comme à Noël ou pour les produits saisonniers, afin de s'assurer que la production répond aux besoins du marché.
C'est là que les marchés publics entrent en jeu.
La relation entre la logistique et l'approvisionnement
L'approvisionnement n'est pas seulement lié à la chaîne d'approvisionnement, mais aussi à la logistique, qui comprend à la fois le transport et l'entreposage.
Pour être sûr d'être sur la même longueur d'onde, précisons également que la logistique ne consiste pas seulement à déplacer des marchandises d'un point A à un point B ; elle consiste aussi à décider de stocker des marchandises dans un entrepôt ou de les déplacer vers un autre endroit. Ce rôle plus général permet de s'assurer que les marchandises sont gérées efficacement tout au long de leur parcours.
De nombreuses personnes croient à tort que la logistique ne concerne que le transport et négligent la composante de l'entreposage. Cependant, les équipes logistiques jouent également un rôle dans la détermination des meilleures solutions de stockage en fonction de facteurs tels que l'espace disponible et la demande. Elles veillent à ce que les marchandises soient stockées ou déplacées de la meilleure façon possible pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Comme nous l'avons mentionné plus haut, l'approvisionnement joue un rôle important dans les processus logistiques en achetant des marchandises auprès des fournisseurs et en coordonnant leur transport vers et depuis les entrepôts.
L'équipe logistique joue un rôle similaire puisqu'elle détermine la destination finale de ces marchandises en fonction de l'espace et des besoins. Cette collaboration garantit le bon fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement, l'approvisionnement et la logistique travaillant ensemble pour transporter et stocker les marchandises à leur destination finale.
Défis auxquels les équipes chargées des achats sont confrontées aujourd'hui et solutions
Les équipes chargées des achats sont confrontées à toute une série de défis en fonction de leur rôle (tenue des dossiers d'achat, coordination des transports, approvisionnement), ce qui en fait un problème complexe à résoudre. Chaque partie du processus d'approvisionnement présente des problèmes uniques, ce qui rend difficile la recherche d'une solution universelle. Toutefois, l'amélioration des relations avec les fournisseurs est un thème commun à l'ensemble du secteur.
Des relations plus étroites avec les fournisseurs peuvent les inciter à agir avec plus de souplesse. Ceci est particulièrement bénéfique pour répondre aux changements de la demande ou de la disponibilité de l'offre, améliorant ainsi l'efficacité globale du processus d'approvisionnement.
Prenons l'exemple d'un fournisseur qui produit 10 unités de cailloux en plastique par mois. Il fournit ces cailloux à une entreprise qui fabrique des articles de jardinage en plastique pendant l'hiver pour les vendre au printemps. L'équipe chargée des achats doit entretenir de bonnes relations avec le fournisseur afin de garantir la livraison en temps voulu des matériaux nécessaires pour répondre à la demande à venir. Cette relation devient cruciale pendant les saisons de pointe, où tout retard ou pénurie peut perturber l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
Outre les relations avec les fournisseurs, les professionnels de l'approvisionnement ont besoin d'informations précises sur les marchandises et les mouvements de stocks. Les solutions actuelles offrent souvent des capacités de suivi de base, mais ne permettent pas d'obtenir des informations exploitables. Cette lacune oblige les équipes chargées des achats à passer beaucoup de temps à communiquer et à saisir des données dans les systèmes ERP. Sans informations détaillées et en temps réel, il devient difficile de prendre des décisions éclairées et d'optimiser le processus d'approvisionnement.
En outre, l'absence de solutions de suivi avancées signifie que les équipes chargées des achats traitent souvent avec des informations incomplètes ou obsolètes. Savoir qu'une cargaison de fournitures se trouve au milieu de l'océan Atlantique n'est pas utile si l'on ne dispose pas d'informations exploitables sur le délai de livraison prévu ou les retards potentiels. Les équipes chargées des achats ont donc besoin d'outils plus performants qui fournissent des données complètes en temps réel afin de pouvoir réagir de manière proactive aux perturbations.
Risque géopolitique et automatisation des achats
Les risques géopolitiques au niveau du fournisseur peuvent être imprévisibles et perturber fortement les processus d'approvisionnement. Ces risques peuvent être dus à diverses raisons, telles que l'instabilité politique, les conflits commerciaux ou les catastrophes naturelles, qui peuvent perturber les chaînes d'approvisionnement ou augmenter considérablement le coût des marchandises.
Prenons l'exemple d'un acheteur en Espagne qui s'approvisionne en composants critiques auprès d'un fournisseur au Portugal. Le coordinateur de l'acheteur est parti en vacances pendant quelques semaines au cours de l'été et a manqué un courriel important concernant un retard d'expédition de 20 jours dû à une grève locale. Personne n'ayant vérifié le courrier électronique du coordinateur pendant son absence, l'entreprise n'était pas au courant du retard. Par conséquent, le système ERP a continué à afficher l'engagement de livraison initial, masquant ainsi la perturbation imminente.
Cette situation a entraîné des pertes financières importantes, estimées entre 70 et 80 millions d'euros en seulement cinq jours.
L'automatisation et les technologies de pointe peuvent jouer un rôle essentiel pour relever ces défis. En intégrant l'IA et l'apprentissage automatique dans les processus d'approvisionnement, les entreprises peuvent améliorer leur capacité à anticiper les risques géopolitiques et à y répondre.
Les systèmes automatisés peuvent également surveiller diverses sources de données, détecter les problèmes potentiels et fournir des informations exploitables, ce qui permet aux équipes chargées des achats de prendre rapidement des décisions éclairées. Cela permet non seulement d'éviter des retards coûteux, mais aussi de disposer d'une chaîne d'approvisionnement plus souple et plus résiliente.
Accéder aux informations cachées sur les marchés publics
Ce n'est un secret pour personne que la communication et les informations essentielles sont souvent partagées sur plusieurs canaux et stockées dans des formats différents, ce qui fait qu'il est facile de passer à côté de détails importants. Les courriers électroniques, les fichiers PDF, les documents Word et d'autres types de fichiers contiennent des informations pertinentes à différents moments du processus d'achat, mais il est difficile de les rassembler en un seul endroit. Si l'on se réfère à l'exemple de l'entreprise qui a manqué un courriel parce qu'un membre de l'équipe était en vacances, il est facile de comprendre comment ce genre de situation peut se produire.
Cette fragmentation est actuellement l'un des plus grands défis auxquels sont confrontées les équipes d'approvisionnement modernes, car elle entraîne l'absence ou l'inaccessibilité d'informations essentielles, ce qui a un impact sur le processus d'approvisionnement.
L'IA et l'apprentissage automatique peuvent relever ce défi en capturant et en surveillant les informations à travers les canaux et les langues, et en comprenant l'intention derrière les communications. Ces technologies permettent d'obtenir des informations précieuses et de les transmettre à ceux qui en ont le plus besoin, en rationalisant le processus d'approvisionnement et en veillant à ce que les détails ne soient pas négligés.
Le logiciel d'Holocene étend cette capacité en apprenant, en capturant et en connectant toutes les informations critiques dans une plate-forme unique. Grâce à cette intégration, les fournisseurs n'ont plus besoin d'utiliser le même système SAP, ce qui permet aux professionnels de l'approvisionnement de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l'établissement de relations. En simplifiant la gestion de l'information, Holocene permet aux équipes chargées des achats de travailler plus efficacement.
Holocene soutient l'établissement de relations entre les professionnels de l'approvisionnement et les fournisseurs
Holocene soutient l'établissement de relations en partageant des informations critiques de deux manières principales : (1) en envoyant des alertes sur les impacts potentiels de l'approvisionnement et (2) en surveillant les niveaux de stock pour éviter les pénuries. Si nous revenons à notre exemple ci-dessus, où un retard d'expédition était dû à une grève locale, Holocene aurait alerté l'entreprise, lui permettant de prendre des mesures à l'avance et d'éviter des pertes financières potentielles.
En plus des alertes, Holocene assure le suivi des matières premières critiques pour les clients, ce qui garantit une production continue et élimine l'erreur humaine. En surveillant les niveaux de stock, Holocene aide à prévenir les arrêts de production inattendus et garantit que tous les composants critiques sont disponibles en permanence. Ce suivi complet offre aux équipes d'approvisionnement une vision claire et précise de leur chaîne d'approvisionnement, augmentant ainsi la transparence et la responsabilité.
Avec des centaines de fournisseurs à gérer, les équipes chargées des achats peuvent bénéficier de la capacité d'Holocene à fournir une vue consolidée de toutes les communications et transactions.
Comment l'IA met en correspondance l'intelligence obtenue à partir des informations sur les fournisseurs
Les relations avec les fournisseurs reposent sur trois éléments principaux : (1) la boîte de réception de l'acheteur, où se déroulent les communications par courrier électronique ; (2) les documents tels que les PDF et les feuilles de calcul Excel qui sont échangés entre les parties ; et (3) les données ERP, qui stockent les informations provenant des entrepôts de l'entreprise acheteuse.
Ces éléments saisissent des détails essentiels, mais souvent de manière fragmentée et confidentielle, ce qui rend difficile la consolidation et la validation des informations.
Aucun logiciel n'offre actuellement une vue d'ensemble du processus de passation des marchés, ce qui empêche la transparence et la responsabilisation. Même lorsque des divergences apparaissent dans les communications par courrier électronique ou dans les systèmes ERP, les données sont souvent trop sensibles pour être partagées ouvertement lors de réunions. Ce manque de visibilité basée sur les données signifie que les relations d'approvisionnement reposent largement sur la confiance et les interactions passées plutôt que sur des preuves tangibles.
Holocene comble cette lacune en capturant et en intégrant toutes les communications et données pertinentes dans une plateforme unifiée.
Les équipes chargées de l'approvisionnement ont ainsi accès à une vue consolidée de l'ensemble du processus, depuis la passation de la commande jusqu'à la réception des marchandises dans l'entrepôt. En fournissant une vue transparente et responsable, Holocene garantit que tout goulot d'étranglement ou problème est rapidement identifié et traité, améliorant ainsi la fiabilité de l'ensemble du processus d'approvisionnement.
Ces améliorations permettent non seulement de rationaliser la communication et de réduire les erreurs, mais aussi de renforcer les relations avec les fournisseurs. Lorsque les équipes chargées des achats peuvent s'appuyer sur des données précises et en temps réel, elles peuvent négocier et coordonner plus efficacement, en tirant parti des interactions passées tout en disposant d'éléments probants pour étayer leurs décisions. Cette combinaison d'établissement de relations et d'informations fondées sur des données favorise une chaîne d'approvisionnement plus souple et plus résiliente.
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