Il est 15 h 55 un vendredi. L'accord de niveau de service de votre fournisseur stipule que les matières premières doivent arriver avant 17 heures, mais tout le monde s'est habitué à une livraison "normale" à 16 heures. Lorsque le camion ne se présente pas avant 16 h 30, les superviseurs commencent à appeler le chauffeur, mais ne répondent pas. À 16 h 45, la ligne tourne au ralenti et des formulaires d'heures supplémentaires sont rédigés "au cas où". À 16 h 55, la remorque recule enfin sur le quai.
Bien que la livraison soit conforme à la lettre du contrat, la question se pose de savoir si l'on peut compter sur le service avec une certitude absolue à chaque fois, compte tenu du manque de réactivité et de la mauvaise communication. Intuitivement, il est évident que la fiabilité des fournisseurs ne se limite pas à des arrivées ponctuelles. Les mesures de ponctualité ne révèlent pas le stress opérationnel et l'incertitude qui résultent d'une focalisation étroite sur le délai de livraison. De nombreuses entreprises sont encore confrontées à des perturbations cachées, même avec des fournisseurs qui ont de bons résultats en matière de respect des délais.
La plupart des entreprises définissent la fiabilité des fournisseurs en fonction d'une poignée d'indicateurs de base, tels que le respect des délais de livraison. Si un fournisseur livre 95 % des commandes à la date promise ou avant, nous le félicitons pour sa fiabilité. Pour certaines organisations, l'étalon-or est le respect des délais de livraison (OTIF), c'est-à-dire que la commande est livrée à la date prévue et dans la bonne quantité.
Ces indicateurs sont utiles, mais ne donnent pas une image complète des performances d'un fournisseur. Dans le secteur, un bon point de référence pour l'OTIF se situe généralement entre 80 et 90 %, les entreprises de premier plan visant des scores proches de la perfection pour répondre aux attentes des clients. Gérer uniquement le respect des délais de livraison revient à lire un livre par sa couverture. Il s'agit d'un élément essentiel, mais qu'en est-il des semaines qui précèdent la livraison ? Qu'est-ce qui peut aller de travers ?
Livraison à temps : Une vision étroite de la fiabilité
Il est essentiel de respecter le calendrier, car un délai non respecté peut entraîner l'arrêt de la production ou vider les rayons. C'est pourquoi le respect des délais de livraison est une mesure couramment utilisée par les fournisseurs, et des taux élevés reflètent souvent de bonnes performances. Toutefois, juger de la fiabilité sur la base de ce seul chiffre est une simplification excessive. Les indicateurs clés de performance tels que les taux de livraison et les taux de défaut sont utiles, mais ils peuvent aussi cacher des problèmes plus profonds.
Prenons l'exemple d'un fournisseur qui se targue d'un taux de livraison à temps de 98 %. Impressionnant, non ? Mais creusez un peu : peut-être a-t-il obtenu ce résultat en accélérant fréquemment les expéditions à grands frais ou en ajustant constamment les dates promises pour éviter les retards. Peut-être ont-ils livré à temps, mais avec seulement la moitié de la quantité commandée, ou avec des problèmes de qualité qui sont apparus plus tard. Les livraisons tardives ou incomplètes sont un problème courant que les indicateurs de ponctualité ne suffisent pas à appréhender. L'indicateur de performance clé de la ponctualité ne permettrait pas à lui seul de détecter ces problèmes.
Comme l'indique un guide sectoriel, l'OTIF donne une "vue d'ensemble" de la fiabilité en termes de délais et de quantité, mais même l'OTIF ne tient pas compte de la cohérence ou de la qualité de la communication. En bref, un fournisseur peut respecter vos échéances tout en restant un casse-tête.
3 exemples de cas où la ponctualité n'est pas suffisante
3 exemples de cas où la ponctualité n'est pas suffisantePour comprendre pourquoi la simple mesure du respect des délais n'est pas suffisante, examinons quelques scénarios concrets tirés du monde réel de la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement :
L'exercice d'incendie de dernière minute
Votre commande doit être livrée cette semaine, mais alors que la date d'échéance arrive, il n'y a ni camion ni mise à jour. Les marchandises sont finalement arrivées à la dernière minute, techniquement à temps, mais votre personnel d'entrepôt a dû rester tard et votre programme de production a failli être déréglé. Cette situation n'apparaîtra pas comme une défaillance de l'indicateur de performance clé, mais elle a clairement mis à rude épreuve vos opérations. Les fournisseurs fiables ne créent pas ce genre de suspense.
Le fantôme
Vous envoyez un bon de commande et attendez une confirmation dans les 48 heures, mais vous n'avez aucune nouvelle pendant une semaine. Lorsque le fournisseur répond enfin, il repousse la date de livraison de deux semaines, laissant votre planning dans le chaos. Même si la commande arrive à la nouvelle date , la lenteur et le manque de clarté de la communication vous ont déjà obligé à trouver des solutions de rechange. Une mauvaise communication est le signe de problèmes plus profonds et érode la confiance.
Délais d'exécution du Yo-Yo
Un mois, un fournisseur livre en 3 semaines, le mois suivant en 7 semaines. Le délai moyen semble correct, mais l'imprévisibilité rend la planification difficile. Vous finissez par avoir un stock de sécurité supplémentaire ou par risquer des pénuries. Une véritable fiabilité implique des délais de livraison constants, et pas seulement des délais rapides. La comparaison de vos délais de livraison les plus courts et les plus longs en dit beaucoup plus sur la fiabilité qu'une simple mesure de ponctualité.
Dans ces exemples, les fournisseurs peuvent obtenir de bons résultats en matière de respect des délais, mais provoquer tout de même des perturbations majeures pour votre entreprise en raison des variations sous-jacentes et du manque de partage proactif d'informations. Le respect des délais de livraison ne tient pas compte de la lutte contre les incendies, de l'incertitude et de l'inefficacité que des fournisseurs peu fiables créent en coulisses.
Au-delà de la ponctualité : Le tableau complet de la fiabilité des fournisseurs
Qu'est-ce que la fiabilité des fournisseurs ? Il s'agit d'une combinaison de nombreux facteurs, certains quantifiables, d'autres évidents dans la vie quotidienne, qui, ensemble, vous permettent de comprendre la contribution (ou l'entrave) du fournisseur à votre entreprise. Voici quelques exemples :
Des délais d'exécution cohérents
Vous pouvez planifier en toute confiance lorsqu'un fournisseur vous fournit quatre semaines et expédie dans les quatre semaines (+ - un jour environ). Toutefois, lorsqu'une commande est livrée en deux jours et la suivante en huit jours, la planification devient un casse-tête. Une faible variabilité est synonyme de fiabilité. Le suivi de la variance permet de découvrir les délais réels.
Communication et réactivité
Quand le vendeur traite-t-il votre commande et vérifie-t-il la date d'expédition ? Vous informe-t-il dès le premier signe de retard, ou l'apprend-il juste après l'expiration d'un délai ? La fiabilité repose sur une communication honnête et opportune. Certaines organisations suivent de près la réactivité des fournisseurs. Il s'agit essentiellement de la rapidité avec laquelle les entreprises répondent aux bons de commande ou aux modifications. Les fournisseurs fiables sont proactifs et vous fournissent des mises à jour avant que vous ne les demandiez.
Livraisons ponctuelles, complètes et sans erreur
Si 50 % de la commande est perdue ou si la moitié des unités est endommagée, une livraison dans les délais n'a guère d'intérêt. La fiabilité du fournisseur implique l'exhaustivité et la qualité. Les mesures des délais de livraison, y compris les taux de défauts et le pourcentage de commandes livrées dans les délais (OTIF), complètent la mesure des performances. Un fournisseur qui livre rapidement mais envoie souvent des quantités incorrectes ou des articles de mauvaise qualité n'est pas du tout fiable. Les vrais fournisseurs respectent toujours les spécifications, les engagements de quantité et les délais.
Pas de surprise
Celle-ci est plus difficile à quantifier, mais vous savez ce que vous voyez quand vous le voyez (ou, pire, si vous ne le voyez pas). C'est le fournisseur qui ne vous surprend jamais avec des hausses de prix de dernière minute, des pénuries imprévues ou des changements de politique inattendus. Dans la pratique, cela est généralement dû à une excellente discipline interne du fournisseur, à de solides contrôles des risques, à une gestion stable et à une culture de la responsabilité. Si un fournisseur est fiable, rien n'est à craindre ; vous le considérez pratiquement comme acquis. Si chaque commande auprès d'un fournisseur spécifique ressemble à une aventure pleine de surprises, c'est qu'il y a un problème.
Ensemble, ces variables donnent une image plus large de la fiabilité des fournisseurs que n'importe quel ICP pris isolément. Bon nombre de ces attributs ont été intégrés dans les tableaux de bord des fournisseurs, parallèlement à la vitesse de livraison conventionnelle, y compris le délai d'accusé de réception, la variabilité des délais de livraison, les taux de remplissage et les taux de défectuosité. Cette approche permet d'identifier les problèmes cachés et ouverts des fournisseurs.
Repenser la fiabilité des fournisseurs dans la chaîne d'approvisionnement (et pourquoi elle est importante)
Si l'évaluation de vos fournisseurs ne porte que sur les indicateurs clés de performance de base, il est temps de revoir votre copie. Un fournisseur peut sembler idéal avec un pourcentage élevé d'OTIF, mais votre équipe peut être constamment en train d'expédier ou de traiter des problèmes cachés en raison d'un manque de fiabilité. Le coût de ces problèmes est élevé. Il va de l'interruption de la production à la perte de chiffre d'affaires, en passant par l'expédition en urgence et l'excédent de stock. Pour faire face à ces risques, il est essentiel de mettre en place des plans d'urgence et d'optimiser le processus de livraison, ce qui permet de maintenir l'efficacité opérationnelle et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement, même en cas de perturbation de cette dernière.
Le plus intéressant, c'est qu'il existe aujourd'hui des données et des techniques permettant de mesurer la fiabilité des fournisseurs de manière plus significative. Certains systèmes avancés, par exemple, lisent en temps réel chaque confirmation de commande, avis d'expédition et mise à niveau de la production des fournisseurs et calculent des mesures de fiabilité sur la base des résultats. Ces outils améliorent la visibilité de la chaîne d'approvisionnement en fournissant des mises à jour en temps réel de l'état des expéditions, ce qui permet aux entreprises d'identifier les retards potentiels et de gérer de manière proactive les perturbations de la chaîne d'approvisionnement. La commande a-t-elle été acceptée dans les vingt-quatre heures par le fournisseur ? A-t-il respecté la date initialement promise ou l'a-t-il peut-être repoussée ? Quels sont les retards de livraison les plus fréquents et combien de jours en moyenne ? Ce sont des questions auxquelles vous pouvez répondre instantanément en utilisant la bonne stratégie axée sur les données, qui peut également améliorer les performances de l'OTIF.
Il est temps de regarder au-delà de l'OTIF avec l'Holocène
La fiabilité du fournisseur est une question de confiance : la certitude que votre commande arrivera comme prévu, sans retard ou problème inattendu. Un indicateur de respect des délais de livraison est un début, mais ce n'est qu'une approximation superficielle de cette confiance. Pour gérer véritablement le risque, les entreprises doivent s'intéresser aux aspects plus profonds de la fiabilité.
Les outils d'Holocene compilent les informations de livraison, les délais, les confirmations et les indicateurs de qualité dans un tableau de bord, offrant une vision holistique et en temps réel de la fiabilité des fournisseurs. Holocene compile ces données et utilise également l'analyse prédictive pour identifier les tendances et les risques de fiabilité, fournissant des avertissements opportuns avant que les problèmes n'affectent votre entreprise. Cela vous permet d'identifier les tendances, de comparer les fournisseurs et de favoriser l'engagement grâce à des informations objectives et exploitables. L'automatisation de ces informations permet de clarifier les choses en quelques minutes, au lieu de passer des heures à consulter des courriels.
En adoptant une vision globale, fondée sur des données, les entreprises passent d'une lutte réactive contre les incendies à une gestion proactive. N'oubliez pas qu'il n'y a qu'un seul patron - le client - et que la satisfaction du client doit donc rester la priorité absolue dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Contactez Holocene dès aujourd'hui pour savoir comment vous pouvez commencer à regarder au-delà de l'OTIF et découvrir la véritable performance des fournisseurs pour une chaîne d'approvisionnement plus efficace.
Il est temps de regarder au-delà de l'OTIF avec l'HolocèneFoire aux questions (FAQ)
1) Qu'est-ce que le concept "on time and in full" (OTIF) et comment le calculez-vous ?
Le concept "on time and in full" permet de déterminer si les fournisseurs respectent les promesses de livraison à la date promise et s'ils expédient des commandes complètes.
Formule de l'OTIF : OTIF % = (Commandes livrées à/avant la date promise ET dans leur intégralité ÷ Total des commandes) × 100.
Vous obtenez ainsi votre taux d'OTIF/ score d'OTIF. Les entreprises mesurent l'OTIF tous les mois et la calculent par ligne de commande ou par expédition, en fonction des besoins de reporting.
2) Pourquoi une OTIF élevée peut-elle encore entraîner des retards de production ou une insatisfaction des clients ?
Un fournisseur peut respecter la date mais ne pas répondre aux besoins en amont : niveaux de stocks instables, mauvaise gestion des stocks, mauvaise visibilité des centres de distribution ou problèmes de qualité. Ces problèmes entraînent des arrêts de chaîne, des expéditions et des effets d'entraînement dans les chaînes d'approvisionnement, ce qui nuit aux performances et aux opérations de la chaîne d'approvisionnement et, en fin de compte, à la satisfaction des clients, même si la commande est techniquement "dans les temps".
3) Comment évaluer les performances au-delà de l'OTIF pour juger de la capacité et de la fiabilité d'un fournisseur ?
Examinez la capacité du fournisseur à confirmer rapidement, à maintenir des délais cohérents, à communiquer les exceptions et à expédier des commandes complètes avec peu de défauts. Inclure des mesures pour le temps de confirmation, la variabilité des délais, le taux de remplissage, le temps de mise en stock et la qualité du premier passage dans les processus logistiques et les centres de distribution. Évaluez également les facteurs qualitatifs - les relations avec les fournisseurs et les partenariats de la chaîne d'approvisionnement (réactivité, transparence) - afin d'évaluer pleinement les performances.
4) Comment la fiabilité des fournisseurs affecte-t-elle l'avantage concurrentiel et la réputation d'une entreprise ?
Des fournisseurs fiables vous aident à répondre aux exigences du marché et à la demande des clients sans stock de sécurité excédentaire ni incendie, ce qui améliore les performances et les marges de la chaîne d'approvisionnement. Cette cohérence protège la réputation de votre entreprise, réduit l'insatisfaction des clients et devient un véritable avantage concurrentiel dans les catégories où la disponibilité et la rapidité l'emportent.
5) Quelles mesures pratiques permettent d'améliorer l'OTIF et la fiabilité globale de la chaîne d'approvisionnement ?
Resserrer la gestion des stocks (règles de stock de sécurité, points de commande), aligner la planification avec les fournisseurs et normaliser les processus logistiques dans les centres de distribution. Suivez et mesurez en permanence l'OTIF (votre taux/score d'OTIF) ainsi que la variabilité des délais et les accords de niveau de service en matière de communication ; partagez les données avec vos partenaires afin de calculer l'OTIF de manière cohérente et d'apporter des améliorations conjointes à l'ensemble des opérations de la chaîne d'approvisionnement.
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