De nombreuses équipes de la chaîne d'approvisionnement évaluent la fiabilité des fournisseurs à l'aide de quelques indicateurs clés de performance, comme le taux de livraison à temps (OTIF) ou le pourcentage de confirmation des bons de commande. Ces indicateurs clés de performance et ces mesures clés sont couramment utilisés pour évaluer les performances des fournisseurs. À première vue, ces indicateurs de fiabilité des fournisseurs semblent être la vérité ultime. Ils font l'objet de discussions répétées lors des réunions mensuelles et les lacunes sont comblées. Si 95 % des commandes arrivent à temps et que 99 % des bons de commande sont confirmés, on peut supposer que les fournisseurs sont solides comme le roc.
La réalité ?
Ces chiffres peuvent créer un faux sentiment de sécurité et masquer des problèmes plus profonds avec les fournisseurs. En fait, les données de l'industrie indiquent qu'environ un tiers des livraisons de matériaux et de pièces sont livrées en retard dans la pratique. S'appuyer uniquement sur les indicateurs de performance des fournisseurs, sans contexte approprié, peut masquer des coûts cachés et des risques potentiels susceptibles d'avoir un impact sur votre chaîne d'approvisionnement. Si votre expérience quotidienne vous amène à vous démener pour faire face à des retards ou à des surprises malgré des rapports "excellents", il est temps d'y regarder de plus près.
Voici trois signes révélateurs que les indicateurs de fiabilité de vos fournisseurs pourraient vous mentir, et quels problèmes plus profonds pourraient se cacher derrière ces tableaux de bord verts. Il est essentiel de mesurer la performance des fournisseurs de manière globale afin d'identifier les domaines à améliorer et de garantir l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement à long terme.
3 signes que les mesures de fiabilité de vos fournisseurs vous mentent1. Le respect des délais de livraison est une bonne chose, mais la performance des fournisseurs signifie que vous êtes toujours en train de lutter contre le feu.
Si votre indicateur de respect des délais de livraison ou OTIF est constamment élevé, alors que votre équipe passe la plupart de ses journées à accélérer les expéditions et à ajuster les horaires, c'est un signal d'alarme. Les délais de livraison sont souvent calculés de manière à masquer la réalité des retards. Cela affecte directement la chaîne de production et le maintien d'opérations harmonieuses, car toute perturbation peut rapidement se traduire par des problèmes opérationnels plus importants.
Par exemple, certaines entreprises mesurent le respect des délais par rapport à la dernière date de livraison promise et non par rapport à la date initiale. Les fournisseurs peuvent continuer à repousser les échéances et respecter l'indicateur en se conformant à la dernière date révisée. En fait, ils "changent les règles du jeu" et votre ICP ne les punit pas pour cela. Le résultat ? Le tableau de bord indique un taux de respect des délais de 95 %, mais vos planificateurs ont dû mettre à jour le plan de production trois fois ce mois-ci en raison du décalage des dates d'expédition. Des facteurs cruciaux tels que le délai d'exécution, le placement des commandes et les horaires de livraison sont souvent négligés dans ces calculs, alors qu'ils sont essentiels pour une mesure précise des performances.
Les moyennes agrégées sont encore plus trompeuses. Un rapport mensuel peut afficher un pourcentage élevé de ponctualité, ce qui permet d'atténuer les problèmes survenus en milieu de mois. De nombreuses entreprises établissent une moyenne mensuelle du délai de livraison qui masque la volatilité quotidienne et donne un faux sentiment de sécurité. Cela revient à dire que "notre fournisseur a respecté les délais en moyenne", ce qui signifie que certaines commandes étaient très en retard alors que d'autres étaient en avance. Comme le souligne une analyse de conseil, les responsables sont souvent choqués de constater que la véritable performance transactionnelle en matière de ponctualité est bien inférieure aux 90 % auxquels ils s'attendaient. Les retards de livraison peuvent avoir un effet d'entraînement sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, ce qui rend difficile le bon déroulement des opérations et la satisfaction des attentes des clients.
Si les engagements de livraison de votre fournisseur ressemblent à une cible mouvante, votre indicateur OTF élevé est un mensonge. Les fournisseurs fiables ne modifient pas fréquemment leurs calendriers. Par conséquent, si tout semble vert dans les rapports, mais que votre équipe d'inventaire est confrontée à des ruptures de stock et à des frais d'expédition, il est temps d'approfondir la question. Des livraisons peu fiables et des délais de livraison incohérents peuvent perturber la chaîne de production et compromettre votre capacité à fonctionner efficacement.
2. Confirmations parfaites de l'OP, surprises dans la réalité
Le taux de confirmation des commandes est une autre mesure superficielle qui peut induire en erreur. Il s'agit du pourcentage de commandes d'achat dont les fournisseurs accusent réception (confirment) dans un délai donné. Sur le papier, un taux de confirmation élevé est souhaitable, car il indique que les fournisseurs sont réactifs et acceptent vos commandes. De nombreuses équipes se félicitent d'avoir atteint un taux de confirmation de 95 ou 100 % dans les 48 heures. Mais posez-vous la question : que se passe-t-il après la confirmation ? Un signe troublant que cette mesure vous ment est lorsque tout est "confirmé", mais que vous êtes toujours surpris par des changements ou des retards. Tout aussi importante est l'exactitude des commandes, qui indique si les fournisseurs livrent les bons articles, les bonnes quantités et les bonnes spécifications comme promis. Une grande précision des commandes est essentielle pour assurer l'efficacité des opérations de la chaîne d'approvisionnement et maintenir des relations solides avec les fournisseurs.
Les fournisseurs peuvent confirmer une commande simplement pour cocher la case, mais cette confirmation peut être extrêmement imprécise. Par exemple, un fournisseur peut confirmer : "Oui, nous expédierons 100 unités d'ici le 15", satisfaisant ainsi aux exigences de votre système. Une semaine plus tard, vous êtes discrètement informé (ou découvrez) que seules 50 unités seront expédiées, ou que la date a été repoussée au 22. La rapidité avec laquelle un fournisseur réagit à ces changements ou problèmes est essentielle pour minimiser les perturbations et maintenir la confiance. Votre indicateur ne reflétera pas ce revirement s'il ne tient compte que de la confirmation initiale. Dans la pratique, vous vous retrouvez dans l'embarras. Vous pensiez avoir couvert la demande, mais vous vous apercevez trop tard qu'il manque la moitié de la commande. Le tableau de bord de l'indicateur de performance clé est resté vert (après tout, la commande a été confirmée à temps), mais la réalité est devenue rouge.
Une confirmation doit signifier que le fournisseur s'engage sur une quantité, une date et des conditions, et qu'il s'y tient. Lorsque les fournisseurs considèrent les confirmations comme provisoires, votre indicateur n'a plus aucun sens. Si vous ne pouvez pas être sûr qu'un bon de commande confirmé arrivera effectivement comme promis, alors un taux de confirmation de 100 % n'est qu'un chiffre. Un chiffre qui peut vous donner un faux sentiment de sécurité jusqu'à ce que vous ayez une mauvaise surprise.
Pour y remédier, commencez à suivre ce qui se passe après la confirmation. Mesurez la fréquence à laquelle la promesse "confirmée" est révisée ou rompue. Utilisez les tableaux de bord des fournisseurs et les évaluations des performances pour suivre les progrès réalisés sur des paramètres clés tels que l'exactitude des commandes et la réactivité, et fournissez régulièrement un retour d'information aux fournisseurs. Ces mesures secondaires de la fiabilité des fournisseurs révèleront l'écart entre ce que le fournisseur dit et ce qu'il fait. Si cet écart est important, c'est un signe clair que les indicateurs de fiabilité de vos fournisseurs actuels sont mensongers et que vous avez besoin d'une meilleure visibilité sur l'évolution de l'état des commandes. Il est également important d'identifier les fournisseurs qui respectent régulièrement leurs engagements, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'établissement de relations plus solides avec vos partenaires les plus fiables.
3. Toutes les cases de la conformité sont cochées, jusqu'à ce qu'un problème caché surgisse
Parfois, les mensonges se cachent dans ce que vous ne mesurez pas. La carte de pointage de votre fournisseur peut être verte dans des catégories telles que "Conformité", "Qualité" et "Approvisionnement éthique". Aucun retard de livraison n'a été signalé et aucune plainte concernant la qualité n'a été enregistrée. Tous les certificats ont été présentés et sont fiables sur le papier. Pourtant, vous avez peut-être l'impression que les choses sont trop parfaites. Si aucun risque n'apparaît dans les rapports de votre fournisseur, mais qu'un problème grave surgit soudainement de nulle part, vous avez rencontré le troisième signe : les mesures de fiabilité de votre fournisseur ne tenaient pas compte d'un manquement caché en matière de conformité ou de fiabilité.
Prenons un exemple de problème caché : Une entreprise s'approvisionnant en produits chimiques spécialisés à l'étranger a toujours reçu des livraisons à temps, accompagnées des documents nécessaires. Les indicateurs de fiabilité du fournisseur étaient excellents. Ils respectaient toutes les dates et toutes les spécifications, et leurs documents de conformité (comme les certificats d'origine) étaient en règle. Un jour, une cargaison a été bloquée par les douanes. Il s'est avéré que le fournisseur s'était discrètement approvisionné en partie auprès d'un pays tiers, en violation des restrictions commerciales, et qu'il avait falsifié les étiquettes du pays d'origine. Cette pratique, connue sous le nom de "lavage d'origine", consiste à faire transiter les produits par un pays tiers et à en falsifier l'origine. Le fournisseur l'a fait pour éviter les droits de douane et n'en a jamais informé l'acheteur. Alors que tous les indicateurs clés de performance internes indiquaient une conformité et une fiabilité à 100 %, la réalité était une bombe à retardement. Lorsqu'elle a explosé, l'entreprise acheteuse a dû faire face à des maux de tête juridiques, à des amendes potentielles et à une course pour trouver d'autres sources d'approvisionnement, un chaos de planification classique causé par la tromperie d'un fournisseur.
Même des manquements moins spectaculaires peuvent être préjudiciables à long terme, par exemple lorsqu'un fournisseur fait appel à des sous-traitants non agréés, néglige les contrôles de sécurité ou ne respecte pas les normes réglementaires en coulisses.
Un fournisseur peut atteindre vos objectifs en termes de délais et de quantité tout en négligeant discrètement des aspects tels que le respect de la sécurité des matériaux ou les normes de travail. Vous ne vous en apercevez que lorsqu'une crise éclate, par exemple lorsqu'un audit d'usine révèle des violations ou qu'un lot échoue aux tests de qualité en raison de l'utilisation d'un matériau de substitution.
Les incendies, l'inefficacité de la main-d'œuvre, les ruptures de stock et les cauchemars de la planification sont souvent les effets en aval de ces problèmes cachés. Lorsqu'un fournisseur n'est pas réellement fiable (même si l'indicateur clé de performance indique qu'il l'est), votre équipe se retrouve en perpétuel mode réactif. Elle cherche des réponses, réaffecte les stocks, accélère les expéditions et apaise les clients mécontents. C'est épuisant et coûteux.
La leçon à en tirer ? Ne laissez pas un tableau de bord vert vous faire perdre de vue la réalité. Parfois, c'est l'absence de problèmes signalés qui est à l' origine du problème ; cela peut signifier que vous ne regardez pas assez attentivement.
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Prêt à ne plus se laisser abuser par les jolies mesures de fiabilité des fournisseurs ?Foire aux questions (FAQ)
1. Pourquoi la fiabilité des fournisseurs est-elle si importante dans les chaînes d'approvisionnement ?
La fiabilité des fournisseurs est la base d'un fonctionnement harmonieux. Un fournisseur fiable garantit des livraisons dans les délais, des normes de qualité cohérentes et moins de surprises, ce qui a un impact direct sur la satisfaction des clients. Lorsque la performance du fournisseur est importante, même de petites défaillances peuvent se répercuter sur la production, augmentant les coûts réels de lutte contre les incendies, de fret accéléré ou de pertes de ventes.
2. Comment les entreprises évaluent-elles efficacement les performances de leurs fournisseurs ?
Pour évaluer les performances de leurs fournisseurs, les entreprises doivent aller au-delà des indicateurs de performance de base tels que l'OTIF ou les confirmations de commande. Une véritable évaluation comprend la mesure de la capacité d'un fournisseur à respecter ses engagements de livraison, à maintenir des normes de qualité et à contrôler les paramètres liés aux coûts. La combinaison des performances en matière de service, de qualité et de coûts donne une image plus précise des relations avec les fournisseurs.
3. Quels sont les principaux indicateurs de performance des fournisseurs à suivre ?
Les indicateurs les plus utiles sont le respect des délais de livraison, l'exactitude des commandes, les normes de qualité, la réactivité et les performances en matière de coûts. Le suivi des indicateurs liés aux coûts (par exemple, la stabilité des prix, les coûts réels par rapport aux coûts prévus) et des indicateurs de service permet de ne pas être induit en erreur par des indicateurs clés de performance superficiels. Les indicateurs clés de performance des fournisseurs doivent mettre en évidence les points sur lesquels les fournisseurs soutiennent - ou minent - votre réussite à long terme.
4. Comment les entreprises peuvent-elles améliorer les performances de leurs fournisseurs une fois que des lacunes ont été constatées ?
L'amélioration des performances des fournisseurs commence par la transparence. Partagez les tableaux de bord qui mettent en évidence les faiblesses, alignez les normes de qualité et fixez des objectifs clairs en matière de coûts et de fiabilité. Des plans d'amélioration conjoints, des examens réguliers et une collaboration plus étroite renforcent souvent les relations avec les fournisseurs. En gérant les performances des fournisseurs de manière à la fois responsable et partenariale, vous pouvez transformer les fournisseurs à problèmes en partenaires fiables à long terme.
5. Quel rôle jouent les relations avec les fournisseurs dans la gestion de leurs performances ?
De solides relations avec les fournisseurs permettent de résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Lorsque les deux parties valorisent la collaboration, les fournisseurs sont plus enclins à s'adapter, à respecter les normes de qualité et à contrôler les coûts réels. La gestion des performances des fournisseurs ne consiste pas seulement à appliquer des règles, mais aussi à instaurer un climat de confiance qui permette d'équilibrer les paramètres liés aux coûts avec le service et la satisfaction du client.
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